#1 Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì? Thuật ngữ trong tổ chức sự kiện?

Bất cứ một ngành nghề nào đều có những thuật ngữ riêng, ngành tổ chức sự kiện cũng không hề ngoại lệ. Bạn có biết tổ chức sự kiện tiếng anh là gì không? Có thể đối với những người có kinh nghiệm làm việc lâu dài sẽ biết đến các thuật ngữ này. Nhưng đối với những người mới vào nghề hay những người đang tìm hiểu về nó thì chưa hẳn đã biết. Nhằm giúp các bạn hiểu rõ hơn về nghề tổ chức sự kiện, đặc biệt là những thuật ngữ chuyên ngành tổ chức sự kiện mà ở Việt Nam thường sử dụng.

I. Thuật ngữ tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

Điều đầu tiên khi tìm hiểu về một ngành nghề thì bạn phải biết tên tiếng anh của ngành nghề đó. Tổ chức sự kiện được dịch sang tiếng anh có nghĩa là event management.

Tổ chức sự kiện thực chất là tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện sắp diễn ra, từ khi bắt đầu ý tưởng tới khi kết thúc sự kiện.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực: văn hóa xã hội, thể thao, giải trí, kinh doanh, thương mại,… thông qua các hình thức như lễ hội, triển lãm, họp báo, hội chợ, hội nghị, hội thảo…. nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà BTC muốn mọi người nhận thức được.

Ở Việt nam, phát triển tổ chức sự kiện được xem là một ngành nghề đặc thù. Bởi vậy mà nó có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp khá đầy đủ và chặt chẽ.

Event management cũng là câu trả lời chung cho các câu hỏi:

• Ban tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?
• Nghề tổ chức sự kiện tiếng anh là gì
• Người tổ chức sự kiện tiếng anh là gì
• Ngành tổ chức sự kiện tiếng anh là gì

Khái niệm đầu tiên tổ chức sự kiện tiếng anh là gì đã được giải đáp. Bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu về các thuật ngữ chuyên sâu hơn nhé.

II. Một số thuật ngữ trong tổ chức sự kiện

1. Event coordinator – Điều phối sự kiện

Event coordinator là người đứng đầu trong bộ máy nhân sự của ekip. Họ có quyền cao nhất và quản lý toàn bộ nhân viên bên dưới. Điều phối sự kiện đóng vai trò điều phối chi tiết các công việc để đảm bảo chương trình theo sát kế hoạch và diễn ra một cách suôn sẻ. Người điều phối sự kiện phải có khả năng truyền đạt thông tin tốt, chú ý tới các chi tiết, sắp xếp và tổ chức công việc hợp lý.

2. Event planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện là người đóng vai trò sống còn cho một sự kiện. Các công việc họ đảm nhiệm là vô cùng nhiều: catering, logistic, lựa chọn địa điểm, làm việc với các bộ phận khác để đảm bảo chương trình diễn ra hiệu quả. Những người Event planner phải có các kỹ năng nói, viết, thương lượng đàm phán và luôn giữ được bình tĩnh với môi trường áp lực cao.

3. Event Manager – Quản lý sự kiện

Event Manager phối hợp cùng Event coordinator để đảm bảo sự kiện diễn ra êm đẹp nhất. Công việc và vai trò của quản lý sự kiện khá linh hoạt, nếu nhân viên tổ chức sự kiện có vấn đề gì phát sinh cũng có thể trao đổi với họ. Người quản lý sự kiện cần biết lắng nghe, hướng dẫn và giúp đỡ nhân viên để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong sự kiện đó.

4. Artistic director – Chỉ đạo nghệ thuật

Artistic director là người quản lý trực tiếp giám đốc sáng tạo và các thiết kế của sự kiện. Người chỉ đạo nghệ thuật cũng cần phối hợp với đơn vị truyền thông và bộ phận marketing để tìm kiếm các cơ hội, nguồn tài trợ cho chương trình.

5. Director – Đạo diễn

Director thuộc quyền quản lý của Artistic director và có trách nhiệm giám sát nghệ thuật chung của sự kiện. Đạo diễn sẽ làm việc với bộ phận thiết kế và ban quản lý sản xuất để đảm bảo các ý tưởng, kịch bản được thực hiện đồng nhất xuyên suốt sự kiện

6. Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện

Đây là những người phụ trách quảng bá và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp, đơn vị tổ chức. Họ làm việc với các cơ quan quản lý hình ảnh, cơ quan báo chí trong các hoạt động chụp hình, quay phim tư liệu cho sự kiện. Họ sản xuất poster, tờ rơi, các ấn phẩm quảng cáo và phân phát chúng. Đồng thời họ cũng kết hợp với bộ phận điều phối sự kiện và chỉ đạo nghệ thuật tham gia quá trình kêu gọi các khoản tài trợ cho chương trình.

7. Các thuật ngữ khác của tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

• Event venue - Địa điểm tổ chức sự kiện
• Delegate - Đại biểu, khách VIP
• Guest - Khách tham dự sự kiện
• Celebrity hoặc Celeb (ọi tắt là Celeb) - Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng
• AV system (Audio Visual System) - Hệ thống âm thanh, ánh sáng
• Audio Visual aids - Phụ kiện nghe nhìn, phim, máy chiếu
• Proposal - Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình.
• Event Agenda - Kịch bản chương trình
• Master Plan - Kế hoạch sự kiện tổng thể
• In house hoặc in door event - Sự kiện trong nhà
• Out house hoặc outdoor event - Sự kiện ngoài trời
• Schedule - Tiến độ
• Deadline - Thời hạn hoàn thành sự kiện
• Rehearsal - Tổng duyệt, chạy thử chương trình.
• Backstage - Hậu trường, phía sau sân khấu
• Wings - Cánh gà sân khấu
• Stage platform - Sàn sân khấu
• Stage Hand - Người làm việc ở hậu trường.
• Supplier - Nhà cung cấp
• Agency - Các công ty cung cấp về dịch vụ truyền thông
• Gala dinner: Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối
• Feedback: Thông tin phản hồi của khách hàng
• Master of the Ceremonies - Người dẫn chương trình
• Hidden cost - Chi phí ngầm

Trên đây là một thuật ngữ trong ngành tổ chức sự kiện, hy vọng có thể giúp bạn làm rõ được thắc mắc “tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?” hay các thông tin liên quan. Nếu bạn còn có câu hỏi nào về tổ chức sự kiện hãy để lại lời nhắn cho PHONGHOINGHI.com chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi của bạn một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc các bạn thành công!

Xem nguyên bài viết tại : #1 Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì? Thuật ngữ trong tổ chức sự kiện?

#1 Quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất

Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều các công việc thuộc nhiều hạng mục khác nhau và cần đến sự hỗ trợ của tổng hợp các nguồn lực. Mỗi sự kiện có quy mô, tính chất và mục đích khác nhau và để có thể tổ chức thành công một sự kiện cần có một quy trình nhất định. Bài viết hôm nay chúng ta cùng đi tìm quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.

I. Quy trình tổ chức sự kiện ở giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Các bước tổ chức sự kiện trong giai đoạn này sẽ cần làm những công việc sau:

1. Xác định chủ đề sự kiện

Việc xác định chủ đề sự kiện rất quan trọng bởi vì nó quyết định đến phương hướng kế hoạch để thực hiện. Tuy nhiên chủ đề sự kiện lại bị chi phối bởi nội dung, mục đích ý kiến khách hàng và cả quy mô tính chất sự kiện kết hợp với văn hóa vùng miền. Vì vậy để đưa ra chủ đề phù hợp người tổ chức sự kiện phải tìm hiểu cụ thể ý kiến của khách hàng cùng các yếu tố liên quan.

2. Lên kịch bản chương trình cho sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện không thể thiếu bước xây dựng kịch bản. Đây chính là những nội dung sẽ diễn ra trong suốt sự kiện. Kịch bản sẽ có ý nghĩa quyết định đến thành công của một event. Vì vậy việc đầu tư để có một kịch bản chất lượng sáng tạo là vô cùng quan trọng.

3. Phân công công việc

Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là người tổ chức sự kiện phải phân chia công việc cho các thành viên đúng người đúng việc. Bởi một sự kiện không chỉ có một công việc mà nó bao gồm rất nhiều các công tác chuẩn bị với nhiều lĩnh vực khác nhau. Bao gồm như ngành nghề thiết kế, kỹ thuật, quản lý, hành chính, tài chính…Để công việc được suôn sẻ và hiệu quả thì cần có bảng phân công công việc rõ ràng, cụ thể và yêu cầu mọi người phải thực hiện nghiêm túc đầy đủ có trách nhiệm. Đồng thời người tổ chức sự kiện cần thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên trong quá trình làm việc.

II. Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn diễn ra sự kiện

1. Thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt

Từ bảng phân công công việc đã được thông báo các phòng, ban, bộ phận sẽ theo công việc được phân công để triển khai công việc. Mọi công việc liên quan đến cách thức tổ chức sự kiện sẽ được diễn ra theo kế hoạch dưới sự giám sát chặt chẽ của ban quản lý sự kiện. Trong quá trình triển khai nếu xảy ra những phát sinh hoặc sự cố thì ban quản lý phải có phương hướng xử lý kịp thời để không làm ảnh hưởng đến công việc của cả tập thể.

2. Tổ chức sự kiện

Đây chính là trọng tâm của một quy trình tổ chức sự kiện, mọi công tác chuẩn bị, lập kế hoạch,… tất cả những cố gắng của bao nhiêu con người đều nằm ở công tác tổ chức diễn ra sự kiện.

Cách thức tổ chức 1 sự kiện sẽ diễn ra theo trình tự và có sự sắp xếp phân công cụ thể cho từng hạng mục. Bao gồm:

+ Công tác tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện

+ Tổ chức quản lý và điều hành các nội dung, diễn biến của sự kiện theo kịch bản có sẵn

+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện nếu có trong kế hoạch

+ Thực hiện các hoạt động phụ trợ các chương trình giải trí, giao lưu ví dụ như giao lưu văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng…

+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện nếu được yêu cầu…

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra không thể thiếu được đội ngũ hậu cần, bộ phận phụ trách âm thanh, ánh sáng sự kiện…Tất cả các hoạt động đều sẽ được người tổ chức thực hiện điều hành, giám sát và quản lý một cách chặt chẽ để đem đến thành công cho sự kiện làm hài lòng khách hàng cùng khách mời.

III. Quy trình tổ chức sự kiện khi kết thúc sự kiện

Cách tổ chức 1 sự kiện chuyên nghiệp sẽ không chỉ dừng lại khi sự kiện kết thúc mà còn cần tiến hành các công việc sau sự kiện:

1. Thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị để trả lại mặt bằng

Sau khi sự kiện kết thúc các khách mời đã ra về thì lúc này ekip tổ chức chương trình sẽ phải thu dọn tất cả các đồ đạc, vật dụng, công cụ, thiết bị sử dụng cho sự kiện tập kết để trả về kho hàng. Nhân viên vệ sinh sẽ vệ sinh sạch sẽ hội trường thu gom rác thải trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện.

Đây cũng sẽ là thời điểm để thanh toán hợp đồng giữa hai bên. Nếu hai bên không có vấn đề gì, khách hàng hài lòng với cách tổ chức sự kiện đã thực hiện thì khách hàng sẽ thanh toán tiền tổ chức sự kiện theo hợp đồng đã ký kết cho công ty tổ chức sự kiện. Những chi phí phát sinh cũng sẽ được tổng hợp hết và quyết toán một lần. Hình ảnh, video mà ban tổ chức ghi lại sẽ được gửi lại cho khách hàng lưu tư liệu.

2. Đánh giá, rút kinh nghiệm

Ekip làm sự kiện sẽ có một buổi họp ngay sau khi event kết thúc để đánh giá lại tất cả các công việc vừa tổ chức tại sự kiện. Qua đây sẽ tổng kết những hạng mục nào đã thực hiện thành công, hạng mục nào còn thiếu sót từ đó rút ra kinh nghiệm để xây dựng cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hơn.

Phonghoinghi.com với kinh nghiệm tổ chức thành công rất nhiều các sự kiện, chúng tôi tự tin sẽ cung cấp cho khách hàng quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất. 

Coi bài nguyên văn tại : #1 Quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất

#1 Tư vấn Ngành tổ chức sự kiện, event thi khối gì? Học ở đâu tốt nhất?

Trong những năm gần đây, tuy là một ngành nghề còn khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng ngành tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ cực kỳ nhanh. Điều đó dẫn đến nhu cầu nhân lực đối với ngành nghề này cũng tăng theo, mở ra cánh cửa việc làm mới dành cho nhiều bạn sinh viên. Nhiều bạn có nguyện vọng theo đổi ngành nghề tổ chức sự kiện nhưng còn khá mơ hồ về nó. Bạn không biết tổ chức sự kiện học trường nào? Ngành tổ chức sự kiện thi khối nào? Tổ chức sự kiện học ngành gì?

Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về nghề dịch vụ tổ chức sự kiện. Trả lời những câu hỏi, băn khoăn, lý do nên hay không nên theo nghề này. Hãy cùng theo dõi ngay nhé.

I. Tổ chức sự kiện là ngành gì?

Tổ chức sự kiện là các hoạt động trong các lĩnh vực: giải trí, kinh doanh, thương mại, văn hóa, thể thao… thông qua các hình thức hội nghị, hội thảo, triển lãm, hội chợ, tiệc…nhằm mang một thông điệp nào đó đến khách hàng, công chúng và muốn họ có cái nhìn đúng về sự kiện, sản phẩm.

Một sự kiện diễn ra nếu thành công sẽ góp phần nâng cao vị thế, hình của của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu sự kiện đó thất bại thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới bộ mặt của doanh nghiệp. Bởi lẽ mỗi sự kiện đều có sự góp mặt của rất nhiều khách hàng, quan khách…

Chính vì vậy, người quản lý sự kiện đóng vai trò quan trọng trong sự thành công này. Đó phải là người giỏi về quản lý dự án, hiểu sâu về lĩnh vực, có khả năng bao quát cao và đặc biệt là nắm rõ về quản lý rủi ro. Người quản trị sự kiện phải thật giỏi trong việc điều phối, dự báo và có cả tinh thần thép để xử lý linh hoạt mọi sự cố có thể xảy ra.

II. Ngành tổ chức sự kiện thi khối nào?

Hiện nay, ngành tổ chức sự kiện chỉ có thi các khối A, A1 và D. Bên cạnh việc học tập tại trường, bạn cũng nên có những trải nghiệm thực tế nhất định để có được những kiến thức nền tảng vững chắc cho công việc của mình sau này.

Vậy ngành tổ chức sự kiện học ở đâu? Bạn có thể chọn học theo các trường đại học chính quy, cũng có thể học tại các đơn vị chuyên đào tạo, các công ty tổ chức sự kiện. Cả hai môi trường này đều có thể giúp bạn phát huy hết khả năng của mình.

III. Ngành tổ chức sự kiện thi trường nào?

1. Nghề tổ chức sự kiện học ngành nào?

Trước khi tìm hiểu về “Ngành tổ chức sự kiện học trường nào?” chúng ta sẽ cùng xem các ngành mà trường đại học sẽ đào tạo để đáp ứng nhu cầu ngành nghề tổ chức sự kiện hiện nay nhé.

Có một số trường đại học có đào tạo chuyên ngành tổ chức sự kiện, nó nằm trong các ngành: quan hệ công chúng, quản trị khách sạn, quản trị công nghệ truyền thông, marketing,…

Nhiều bạn trẻ tốt nghiệp ngành quản trị kinh doanh cũng có thể tham gia thêm một khóa ngắn hạn về tổ chức sự kiện là có thể đi làm. Đây cũng là một cách để các bạn trẻ theo đổi đam mê cái nghề đầy năng động và không ít áp lực này.

Theo nhiều chuyên gia thì tổ chức sự kiện cũng được xem là sự kết hợp giữa quản lý/quản trị dự án, thông qua các công việc tạo ra và phát triển các sự kiện có quy mô như hội nghị, hội thảo, hòa nhạc, các cuộc họp, lễ kỷ niệm, ngày hội…

Là một lĩnh vực cần có sự am hiểu sâu nên những người quản lý sự kiện luôn phải hội tụ đủ 2 yếu tố: kiến thức chuyên sâu và kiến thức về truyền thông, sáng tạo, marketing.

2. Danh sách các trường đại học chính quy cao đào tạo ngành tổ chức sự kiện.

STT	Tên trường đại học ngành tổ chức sự kiện	Chuyên ngành
1	Đại học Tôn Đức Thắng	Chuyên ngành kinh doanh thể thao và tổ chức sự kiện
2	Trường Đại học Ngoại ngữ và Tin học TPHCM	Chuyên ngành quan hệ quốc tế
3	Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TPHCM	Chuyên ngành quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành Chuyên ngành quản trị sự kiện
4	Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội	Chuyên ngành quản trị sự kiện khoa du lịch
5	Đại học Văn hóa Hà Nội	Chuyên ngành tổ chức sự kiện văn hóa
6	Đại học Báo chí Tuyên truyền	Các ngành PR
7	Đại học Văn Lang	Chuyên ngành Quan hệ công chúng
8	Đại học Quốc gia Hà Nội	Khoa báo chí
9	Đại học Quốc gia TPHCM	Khoa báo chí
10	Cao đẳng FPT	Chuyên ngành quan hệ công chúng PR Tổ chức sự kiện
11	Đại học Sân khấu Điện ảnh	Khoa đạo diễn sân khấu

 

Đây cũng là danh sách câu trả lời cho những bạn đang thắc mắc “Ngành tổ chức sự kiện học ở trường nào?”. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các trường có các ngành báo chí, truyền thông, du lịch, quan hệ công chúng. Ngành du lịch cũng là một sự lựa chọn hay để bạn phát huy khả năng tổ chức sự kiện, team building. Hoặc những trường có nhiều câu lại bộ tạo điều kiện cho mình có cơ hội được tổ chức sự kiện,…

IV. Người làm ngành tổ chức sự kiện cần có những tố chất gì?

1. Sự yêu nghề

Yêu nghề chính là yếu tố để giúp bạn không chán nản, không dừng bước trước những khó khăn. Yêu nghề sẽ tạo cho bạn những nguồn năng lượng tươi mới, đánh bật mọi mệt mỏi và đặc biệt bạn sẽ không bao giờ phải hối hận với quyết định của mình.

2. Có một sức khỏe tốt

Sức khỏe tốt để chiến đấu với những đêm thức trắng lo cho dự án, những hôm đi sớm về khuya để chuẩn bị tốt cho công tác sự kiện sắp diễn ra. Hãy thường xuyên tập thể dục để nâng cao sức khỏe nhé. Đừng xem nhẹ việc này, bởi ngành quản lý sự kiện yêu cầu sự chính xác trong từng bước, một sức khỏe tốt mới đối đầu lại những áp lực, căng thẳng trong công việc.

3. Có khả năng lãnh đạo, quản lý

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ quản lý một ekip, quản lý giờ giấc, quản lý thiết bị và biết cách sắp xếp mọi thứ một các khoa học và thông minh. Để tránh tình trạng stress xảy ra, ảnh hưởng tới chất lượng sự kiện.

4. Có khả năng đàm phán, giao tiếp

Một sự kiện diễn ra bao gồm rất nhiều người với nhiều ngành nghề khác nhau. Đòi hỏi bạn phải có khả năng đàm phán và giao tiếp tốt nhất để đạt được những lợi ích cần có. Đồng thời giải quyết được những khó khăn, vướng mắc trong công việc đó.

5. Có ngoại hình ưa nhìn

Nhiều người thường nói: hình thức không quan trọng, quan trọng là nội dung, tuy nhiên điều đó chưa hoàn toàn là đúng. Ngoại hình tốt sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều trong quá trình giao tiếp, nó ảnh hưởng trực tiếp tới vị trí mà bạn sẽ được giao. Bạn cũng cần nhớ, ngành của bạn là ngành sự kiện, ngoại hình sẽ giúp bạn nâng cao giá trị. Thế nhưng đôi khi sự khôn khéo trong cách nói chuyện cũng có thể phần nào ghi điểm với mọi người. Bởi vậy nếu không có ngoại hình tốt nhất thì hãy có khả năng giao tiếp tốt nhất nhé.

6. Chăm chỉ, kiên nhẫn và bình tĩnh

“Có công mài sắt có ngày nên kim”, chăm chỉ chính là yếu tố quyết định thành công của mọi công việc, ngành tổ chức sự kiện cũng không ngoại lệ. Bên cạnh đó, dù ở bất cứ tình huống, hoàn cảnh nào xảy ra bạn cũng đừng hốt hoảng, căng thẳng, nó sẽ không giải quyết được gì đâu, thậm chí nó còn có thể làm mọi chuyện xấu đi mà thôi. Hãy bình tĩnh và kiên nhẫn nó sẽ giúp bạn thay đổi mọi chuyện theo hướng sáng suốt nhất.

7. Lựa đúng thầy

Vâng, một người sếp tốt, một người bạn trong ngành, một menter chuyên nghiệp sẽ là những người giúp bạn học hỏi nhanh hơn, tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn khi làm việc.

8. Có ngoại ngữ tốt 

Làm ngành quản trị sự kiện thì ngoại ngữ là một yếu tố rất quan trọng. Nó vừa giúp bạn dễ dàng tham khảo tài liệu, khám phá cũng như đi sâu hơn vào nghề. Ngoài ra cũng mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hơn cho bạn.

Từ những chia sẻ thú vị trên về nghề tổ chức sự kiện, chắc hẳn bạn đã có cho mình câu trả lời cho câu hỏi học tổ chức sự kiện ở đâu, học ngành gì, thi khối nào rồi phải không ạ. Để trở thành một người chuyên nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện, bạn phải thực sự cố gắng, nắm bắt mọi cơ hội và có sự chuẩn bị tốt nhất. Chỉ như vậy, bạn mới có thể thực hiện được ước mơ với cái nghề sôi động và đầy thử thách này. Chúc các bạn thành công!

Tham khảo bài nguyên mẫu tại đây : #1 Tư vấn Ngành tổ chức sự kiện, event thi khối gì? Học ở đâu tốt nhất?