# Quy trình 10 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn xác nhất

Những năm trở lại đây, nhu cầu tổ chức các sự kiện với quy mô hoành tráng và chuyên nghiệp ngày càng cao. Để tổ chức những sự kiện sang trọng, quy mô lớn thì công tác chuẩn bị càng nhiều. Vậy làm sao để có được một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và đầy đủ nhất đây?

Là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, PHONGHOINGHI.com không thể cho bạn biết chính xác những việc bạn cần làm bởi mỗi sự kiện đều có một đặc điểm riêng của nó. Nhưng nhìn chung với tất cả các hình thức tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ, trong nhà hay ngoài trời thì cũng đều có những việc làm nhất định.

Dưới đây là quy trình 10 bước lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện chuẩn xác nhất, hãy cùng tham khảo ngay nhé.

1. Xác định sự kiện mà bạn muốn làm là gì?

Việc đầu tiên của trong các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó chính là bạn cần xác định xem sự kiện mình sắp làm là sự kiện gì: Hội nghị khách hàng, lễ khởi công – động thổ, lễ khánh thành – khai trương… Việc này rất quan trọng, bởi nó sẽ giúp bạn hình dung và định hướng được các hạng mục công việc mà mình sẽ tiến hành trong sự kiện.

2. Mục tiêu sự kiện là gì?

Bước tiếp theo của kế hoạch tổ chức event là bạn phải xác định mục tiêu mình làm sự kiện là gì. Để xác định được mục tiêu, chính bạn cần trả lời được các câu hỏi: Tại sao bạn tổ chức sự kiện này? Khách mời cần gì từ sự kiện? Bạn mong muốn đạt được gì từ sự kiện?....Từ đó bạn mới biết mình sẽ phải làm gì để đạt được những mục tiêu đó.

Thông thường mục tiêu sự kiện sẽ được chia thành 1 loại: Mục tiêu hữu hình và mục tiêu vô hình

Mục tiêu hữu hình là các giá trị hữu hình mà sự kiện mang lại cho khách mời, Đó có thể là việc tiêu thụ sản phẩm từ các chương trình khuyến mại, những món quà mà BTC tặng cho khách mời, sản phẩm của doanh nghiệp,…

Mục tiêu vô hình là các giá trị về sức khỏe và tinh thần mà sự kiến có thể mang tới cho khách mời. Có thể kể tới: Tinh thần cuồng nhiệt, phấn chấn, vui vẻ, hài lòng, sự hiểu biết, sự gắn kết…

3. Xây dựng ekip tổ chức sự kiện

Để lên chương trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều công đoạn, từ chuẩn bị tới truyền thông, quá trình thực hiện và hậu sự kiện. Bên cạnh đó là hàng tá công việc không tên cần làm, một người chắc chắn không thể “gánh” hết được tất cả.

Bởi vậy mà việc bạn xây dựng cho mình một ekip tổ chức sự kiện là điều rất cần thiết. Một team có chuyên môn và làm việc ăn ý tuyệt đối với nhau, cùng nỗ lực kết hợp để xử lý hết thảy các công việc.

Trong ekip luôn phải có một leader có kinh nghiệm, có tầm nhìn và biết cách điều phối công việc để mọi thứ trong quá trình tổ chức sự kiện phải được kiểm soát chặt chẽ theo đúng kế hoạch.

Một số công việc mà ekip tổ chức sự kiện cần làm:

Quản lý địa điểm

Mời khách mời, diễn giả

Tìm nhà tài trợ

Chuẩn bị hội trường, không gian sự kiện

Quản lý nhân sự

Công tác truyền thông

Tổ chức các hoạt động giải trí

Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình…

4. Xác định thời gian tổ chức

Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện đó là xác định thời gian tổ chức. Thành công của sự kiện liên quan rất nhiều tới thời gian này. Bạn nên chọn thời gian làm sao để số lượng khách mời tham dự sẽ là đông nhất. Buổi tối và các ngày cuối tuần được xem là thời gian lý tưởng nhất để tổ chức. Đó là những lức khách mời có thể tham gia chương trình từ đầu tới cuối.

Đặc biệt, đối với các sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương…thì việc xác định thời gian tổ chức càng quan trọng. Ngày tốt thường được chọn theo âm lịch và những ngày chẵn được ưu tiên hơn vì nó mang ý nghĩa sung túc, tròn đầy. Những ngày “tam nương” như ngày 3, 5, 7 thì không nên tổ chức.

5. Lên danh sách khách mời

Trong mọi sự kiện, khách mời chính là đối tượng tạo nên không khí buổi lễ. Bạn sẽ dựa trên mục tiêu sự kiện để lên danh sách khách mời phù hợp. Danh sách khách mời cần được phân loại chi tiết và cụ thể như: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ…

Việc lập ra một danh sách khách mời chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng người tham dự chương trình. Hơn nữa, khi biết được khách hàng thuộc đối tượng nào bạn có thể chuẩn bị các khâu tiếp theo được chu đáo hơn như: thực đơn tiệc, quà tặng khách mời,…

6. Địa điểm tổ chức sự kiện

Xác định địa điểm tổ chức sự kiện là bước không thể thiếu trong các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình sự kiện mà bạn sẽ lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp. Bạn nên lên danh sách những địa điểm đẹp và lý tưởng và liên hệ trước với họ để xác nhận thời gian mong muốn. Bạn cũng nên đến trực tiếp đại điểm đó để có cái nhìn tổng quan nhất, từ đó giúp bạn hình dung được các sắp xếp, lên bố cục cho sự kiện của mình.

Hãy hỏi đơn vị tổ chức sự kiện về các điều khoản, chính sách, giá cả cũng như các ưu đãi khi thuê địa điểm nhé.

7. Xây dựng kịch bản chương trình

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì không thể thiếu phần xây dựng kịch bản. Đây là bước rất quan trọng, mỗi một loại hình event khác nhau sẽ tương ứng với một kịch bản khác nhau. BTC cần phải chuẩn bị thật đầy đủ và chi tiết.

Nó bao gồm cả kịch bản tổng quát (bao quát hết toàn bộ các công việc chung trong sự kiện) và kế hoạch chi tiết (kịch bản MC và công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận ekip). Kịch bản cần phải phù hợp với mục đích tổ chức và truyền đạt hiệu quả thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu.

8. Chuẩn bị, thiết lập các hạng mục

Theo đó, BTC cần lập các nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng ban nhóm:

Ban nội dung: Kết hợp cùng BTC lên chương trình tổ chức sự kiện. Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời.

Ban hậu cần: đảm nhận phần hội trường, phần thưởng, quà tặng

Ban đối ngoại: Chuẩn bị giấy mời, gửi giấy mời

Ban lễ tân: Phụ khách đón tiếp khách ở cổng chương trình

9. Tiến hành tổ chức

Mọi công tác chuẩn bị đã hoàn thiện, sự kiện có thành công hay không chính là nhờ vào người tổ chức. Người tổ chức phải có tầm nhìn lớn, linh hoạt trong mọi tình huống, nắm bắt nhanh vấn đề và biết mình nên hay không nên làm gì.

Trong quá trình diễn ra sự kiện, toàn bộ ekip tổ chức phải phối hợp ăn ý và nhịp nhàng với nhau và theo đúng kịch bản đã thống nhất. Đồng thời cũng cần nhanh nhạy thay đổi theo tình hình thực tế. Chỉ như vậy, sự kiện mới thành công tốt đẹp.

10. Hậu sự kiện

Ngay sau khi kết thúc sự kiện, dù thất bại hay thành công thì bạn cũng nên đưa một phiếu đánh giá cho những khách mời tham gia. Phiếu đánh giá sẽ nói lên được những điểm được và chưa được theo chủ quan và khách quan, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ những phiếu đánh giá trên sẽ giúp bạn rút ra được nhiều kinh nghiệm hơn để sửa đổi cái chưa được và phát huy những điều tốt cho các sự kiện sau này.

Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chung cho mọi event. Đối với mỗi sự kiện chắc chắn sẽ có những đặc điểm, tính chất và yêu cầu riêng. Nếu bạn còn băn khoăn về việc lập kế hoạch tổ chức event sao cho chuyên nghiệp hãy liên hệ với PHONGHOINGHI.com để được tư vấn chi tiết nhất. Chúc cho sự kiện của bạn thành công rực rỡ.

Tham khảo bài viết gốc ở : # Quy trình 10 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn xác nhất

Event là gì? Một người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì?

Event hiện nay không còn là khái niệm mới mẻ đối với chúng ta. Trong cuộc sống hằng ngày cũng như trên các phương tiện thông tin chúng ta đều thường xuyên nghe tới thuật ngữ này. Vậy bạn có muốn tìm hiểu chi tiết hơn để biết Event là gì? Một người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì? Hãy cùng phonghoinghi.com đi tìm câu trả lời nhé.

I. Tìm hiểu event là gì?

1. Event là gì? và các khái niệm liên quan

Event là những hoạt động quy tụ rất nhiều người tham gia tại một thời gian, địa điểm và không gian xác định.

Khi nói tới event chúng ta thường nhắc đến sự kiện, vậy sự kiện là gì? Sự kiện chính là cụm từ được dịch ra bởi từ event hay nói cách khác sự kiện và event là một và có ý nghĩa giống nhau.

Event organizer là gì? là người tổ chức sự kiện, tổ chức ra những hoạt động event

Event executive là gì? là điều hành sự kiện người làm công tác này có trách nhiệm quản lý, sắp xếp và định hướng các công việc đi theo kế hoạch đã thống nhất.

Event management là gì? có nghĩa là quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Như vậy thực chất các khái niệm này đều có liên quan đến việc tổ chức sự kiện và người có nhiệm vụ được giao trách nhiệm tổ chức, điều hành quản lý sự kiện.

2. Các hình thức event 

Event trong doanh nghiệp

Loại hình event này bao gồm các hội thảo, hội nghị, lễ khai trương, khánh thành, cuộc họp cổ đông…Những sự kiện trong doanh nghiệp thường mang tính chất nội bộ tuy nhiên những hình ảnh của nó góp phần quảng cáo cho thương hiệu tạo nên những dấu ấn, hình tượng đẹp đối với công chúng.

Đó là lý do vì sao mà các doanh nghiệp rất chú trọng đầu tư để tổ chức các event mang tính chuyên nghiệp.

Event của khách hàng

Event là gì? Event của khách hàng là những hoạt động gì? Đó là các buổi giới thiệu sản phẩm, họp báo, tri ân…nhằm mục đích marketing cho doanh nghiệp. Tính chất của sự kiện này mang tính truyền thông rộng rãi và hướng tới đối tượng là khách hàng. Do đó để tạo nên một event thành công đạt hiệu quả tốt cần kết hợp nhiều yếu tố như quảng cáo, truyền thông, khuyến mại tặng quà cho khách hàng tham gia sự kiện…

Event phi lợi nhuận

Event phi lợi nhuận chính là các buổi tổ chức từ thiện, kêu gọi quyên góp giúp đỡ, các lễ hội…Mục đích của các sự kiện này khơi dậy lòng nhân ái của mọi người để giúp đỡ những đối tượng có hoàn cảnh khó khăn, những người kém may mắn…

II. Event là gì? Người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì? 

Chúng ta đã biết được event là gì vậy một người tổ chức event chuyên nghiệp sẽ phải đảm nhận rất nhiều công việc khác nhau để có thể đem đến thành công cho sự kiện.

1. Lên kế hoạch

Trước khi thực hiện bất cứ một sự kiện nào thì công việc đầu tiên của người tổ chức event chính là lập kế hoạch. Các nội dung cần lập là thời gian, địa điểm, số lượng thành viên tham gia sự kiện. Trên cơ sở những thông tin này người tổ chức sẽ có căn cứ để chuẩn bị những hạng mục được chi tiết và cụ thể nhất.

2. Dự tính kinh phí

Như đã tìm hiểu ở trên Event organizer là gì? Họ chính là người tổ chức sự kiện có nhiệm vụ tổng hợp các chi phí cần phải chi để làm một sự kiện. Trong đó phải phân bố các khoản kinh phí cho từng hạng mục sao cho chính xác và hợp lý nhất để tránh lãng phí. Hạng mục nào là quan trọng cần đầu tư nhiều, hạng mục nào đầu tư ít cần có con số cụ thể.

3. Xác định đối tượng khách mời

Sự kiện là gì? Là những hoạt động quy tụ rất nhiều người tham gia do đó đối tượng khách mời sẽ là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới kịch bản của chương trình. Vì vậy việc xác định những đặc điểm, nhu cầu của khách hàng sẽ giúp cho công tác tổ chức được chu toàn

4. Lập kịch bản tổ chức chi tiết

Để sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch thì việc lên kịch bản chi tiết là không thể thiếu. Trong đó sẽ bắt đầu từ khâu đón tiếp khách hàng như thế nào, chương trình khai mạc ra sao, các nội dụng chính trong sự kiện và bế mạc chương trình.  Kịch bản càng chi tiết thì phần trăm thành công sẽ càng cao.

5. Phân công công việc

Event là gì? Là sự kiện với nhiều hoạt động do người tổ chức sự kiện tạo ra. Với nhiều hạng mục cần triển khai người tổ chức sự kiện cần có kế hoạch phân công công việc hợp lý. Cần lên danh sách những công việc cần làm cho từng người và quản lý quá tiến độ công việc theo kịch bản.

6. Tổ chức sự kiện

Đây chính là thành quả cho những công tác chuẩn bị và cũng là bước cuối cho một sự kiện. Lúc này cần tuân thủ tiến hành những công việc theo kế hoạch đã định, nếu có vấn đề phát sinh cần linh hoạt và khéo léo xử lý theo tình hình thực tế.

Với những thông tin chúng tôi vừa cung cấp hy vọng các bạn đã biết được những nội dung cơ bản nhất về event cũng như biết event là gì? Một người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì? Chúc các bạn sẽ tổ chức được những sự kiện thành công.

Coi nguyên bài viết ở : Event là gì? Một người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì?

#TOP 5 Công ty Tổ chức sự kiện tại Hà Nội Chuyên Nghiệp Nhất

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đang rất “hot” hiện nay với rất nhiều hoạt động đa dạng. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của khách hàng có rất nhiều các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện Hà Nội ra đời. Tuy nhiên để tìm được một đơn vị chuyên nghiệp, hiệu quả thì các bạn đã biết cách để lựa chọn chưa? Bài viết hôm nay của chúng tôi sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ này và những tiêu chí để lựa chọn một đơn vị uy tín, tin cậy.

I. Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức  thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Các hoạt động tổ chức sự kiện Hà Nội bao gồm nhiều lĩnh vực như thương mại, kinh doanh, thể thao, văn hóa…thông qua các hình thức như hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội… để nhằm mục đích truyền những thông điệp mà đơn vị làm sự kiện muốn gửi tới công chúng.

II. Tại sao nên chọn những công ty tổ chức sự kiện Hà Nội chuyên nghiệp

Các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp khi muốn tổ chức một sự kiện đều có mong muốn chương trình của mình được suôn sẻ, thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp, sâu sắc đối với công chúng. Nhưng trong thực tế không phải tất cả các sự kiện đều thành công lý do chủ yếu là bởi sự yếu kém của các đơn vị tổ chức sự kiện. Vậy nếu bạn lựa chọn được công ty tổ chức sự kiện Hà Nội chuyên nghiệp sẽ mang lại những lợi ích gì? Sau đây là những lý do thuyết phục dành cho các bạn.

1. Tiết kiệm chi phí

Một công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ có nhiều kinh nghiệm tổ chức các sự kiện với nhiều quy mô khác nhau. Họ sẽ có kế hoạch chi tiết cho mọi hạng mục, nắm rõ được các khoản chi phí tổ chức sự kiện cần thiết giảm thiểu tối đa những chi phí ngầm. Vì vậy sẽ giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và tránh được những phát sinh ngoài ý muốn

2. Tiết kiệm thời gian

Một sự kiện sẽ bao gồm rất nhiều công việc có rất nhiều vấn đề phải lên kế hoạch, sắp xếp giải quyết. Nếu bạn là người không có chuyên môn và kinh nghiệm chắc chắn sẽ không thể nhanh chóng hoàn thiện được một bản kế hoạch hoàn chỉnh. Vậy tại sao bạn không liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện Hà Nội vừa tiết kiệm thời gian lại đem lại hiệu quả công việc cao nhất.

3. Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị và nguồn nhân lực cho sự kiện

Tổ chức sự kiện Hà Nội không thể thiếu được các trang thiết bị thiết yếu như màn hình led, hệ thống ánh sáng, âm thanh, bàn ghế, đội ngũ phục vụ, người dẫn chương trình…Với tất cả những công tác chuẩn bị này đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hoàn toàn có thừa khả năng giúp khách hàng sắp xếp ổn thỏa mọi hạng mục.

4. Đảm bảo đúng quy trình và đem lại hiệu quả cao nhất

Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện các công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội đảm bảo thực hiện đúng quy trình, đúng tiêu chuẩn. Từ đó mang đến hiệu quả truyền thông tốt nhất, xây dựng hình ảnh tốt đẹp đến với công chúng.

III. Chọn công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp như thế nào?

1. Công ty có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Yêu cầu tổ chức sự kiện Hà nội đòi hỏi phải có nhiều kinh nghiệm, sự sáng tạo cùng với phong cách làm việc chuyên nghiệp. Như vậy mới đảm bảo tổ chức được các chương trình hấp dẫn thu hút được người tham gia đem đến thành công cho sự kiện. Do đó công ty nào có kinh nghiệm càng nhiều trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì càng nhận được nhiều sự tin tưởng và hợp tác của khách hàng.

2. Công ty có cơ sở vật chất, trang thiết bị đầy đủ

Khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện Hà Nội các bạn nên chọn những công ty có trang thiết bị được đầu tư đồng bộ, đầy đủ và hiện đại phù hợp với trào lưu của xã hội. Điều này để hạn chế những rủi ro, phát sinh gây trở ngại cho sự kiện của bạn.

3. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình và trách nhiệm

Đội ngũ nhân sự chính là những người trực tiếp thực hiện các công việc liên quan để tổ chức sự kiện. Vì vậy thành công của sự kiện phụ thuộc phần lớn vào họ.Tiêu chí quan trọng khi tìm các công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội đó là công ty phải có đội ngũ nhân sự nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ. Đồng thời phải thực sự là những nhân viên nhiệt tình có trách nhiệm cùng tác phong làm việc chuyên nghiệp.

4. Báo giá của công ty tổ chức sự kiện

Giá thành là một trong những vấn đề mà khách hàng cực kỳ quan tâm và nó chi phối đến chất lượng của sự kiện. Vậy khi tìm hiểu bất kỳ công ty sự kiện nào bạn cũng cần chú ý tới những khoản báo giá chi tiết và có sự so sánh với nhiều công ty khác nhau để tìm ra được đối tác phù hợp nhất.

Trên đây là top 5 công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp nhất hiện nay. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được một địa chỉ phù hợp với mục đích của mình.

Coi bài nguyên văn tại : #TOP 5 Công ty Tổ chức sự kiện tại Hà Nội Chuyên Nghiệp Nhất

Cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động đang rất phát triển hiện nay bởi những giá trị và sức ảnh hưởng mà nó đem đến là vô cùng lớn. Một sự kiện để tổ chức thành công và mang lại hiệu quả phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như nội dung sự kiện, địa điểm, khách mời tham gia…Trong đó chi phí tổ chức sự kiện chính là nội dung đặc biệt quan trọng và luôn làm những nhà tổ chức phải đau đầu. Để chia sẻ vấn đề này hôm nay chúng tôi sẽ đưa ra cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất để các bạn tham khảo.

I. Chi phí sự kiện gồm những chi phí gì?

Muốn lập được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính xác thì trước tiên cần biết chi phí để tổ chức một sự kiện bao gồm những chi phí gì? Sau đây là các loại chi phí cụ thể:

1. Chi phí thực

Chi phí này bao gồm chi phí sản xuất, mua bán đầu vào, chi phí cho nhân công, chi phí mua sắm các nguyên vật liệu cùng các trang thiết bị phục vụ cho tổ chức sự kiện.

2. Chi phí ngầm

Khi nói tới loại chi phí ngầm chúng ta nghĩ ngay đến những chi phí không nhìn thấy ngay được, không công khai nhưng đây lại là một khoản chi phí không nhỏ cho mỗi sự kiện. Vì vậy để có thể hạch toán chi phí tổ chức sự kiện được chính xác thì cần phải thống kê được các khoản chi này. Bao gồm các chi phí khấu hao trang thiết bị, tồn kho, lưu kho…và những khoản phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách hàng, chi phí cơ hội.

3. Phí quản lý

Đây là chi phí dành cho việc kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Khi lập bảng chi phí tổ chức sự kiện thì khoản tiền này dùng cho việc khắc phục các sự cố, vấn đề phát sinh mà không ảnh hưởng đến các chi phí thực hiện đã có trong kế hoạch. Phí quản lý sẽ được tính theo đơn vị phần trăm và chiếm từ 3 đến 10% trên một hợp đồng tùy theo quy mô, tính chất sự kiện.

II. Phương pháp lên kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện hợp lý 

Để đưa ra được bảng giá chi phí tổ chức sự kiện hợp lý thì các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường áp dụng các phương pháp sau:

1. Tìm hiểu và xác định chi tiết kế hoạch và mục đích sự kiện của khách hàng 

Mỗi một khách hàng sẽ có những mục đích và kế hoạch tổ chức cho sự kiện của họ không giống nhau. Vì vậy đơn vị tổ chức sự kiện cần phải tìm hiểu để biết được khách hàng muốn gì, mục đích mà họ hướng tới, tiềm lực của khách hàng đến đâu…Trên cơ sở đó biết được hạng mục nào là cần thiết và phù hợp với sự kiện mà khách hàng sẽ tổ chức, cái nào cần phải sản xuất, cái nào phải thuê…

Đồng thời cũng cần nhanh chóng thống nhất kế hoạch với khách hàng một cách cụ thể, rõ ràng giảm thiểu những chi phí ngầm cho việc đi lại, gặp gỡ. Từ đó để có thể làm bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được sớm nhất.

2. Tận dụng tối đa những tài nguyên sẵn có

Bất kì một đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng có những cơ sở vật chất, trang thiết bị cùng nguồn nhân lực để hoạt động. Vì vậy cần tận dụng tối đa nguồn lực vốn có này một cách hiệu quả. Hơn nữa để có được chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho khách hàng, các đơn vị tổ chức cần có sự liên kết với các đơn vị cùng lĩnh vực để có sự trợ giúp bổ sung tốt nhất cho nhau cùng nhau phát triển.

3. Xây dựng quan hệ và kiểm soát chặt chẽ các nhà thầu vụ

Để giảm thiểu các khoản chi phí khấu hao, lưu kho trong quá trình hoạt động. Các đơn vị tổ chức sự kiện thường sẽ chỉ đầu tư cho một số hạng mục cơ bản như: Hệ thống phông bạt, máy chiếu, màn led, âm thanh, ánh sáng…Khi cần thực hiện những sự kiện có quy mô lớn cần một số lượng trang thiết bị cực lớn ở nhiều lĩnh vực khác nhau thì họ sẽ thuê lại của các nhà thầu vụ.

Xây dựng mối quan hệ lâu dài tốt đẹp với các nhà thầu vụ sẽ giúp đơn vị tổ chức sự kiện có được đơn giá thuê rẻ, tiết kiệm chi phí và luôn chủ động được trong việc hợp tác. Từ đó giảm thiểu được những rủi ro và đặc biệt mang đến bảng giá chi phí tổ chức sự kiện tốt nhất cho khách hàng của mình.

4. Giám sát và kiểm soát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Việc giám sám quá trình triển khai sự kiện nhằm mục đích bảo đảm các trang thiết bị cần thiết luôn đáp ứng đầy đủ cho công việc. Hơn nữa điều quan trọng là phải có một người quản lý đảm nhận công việc tính chi phí tổ chức sự kiện, dự trù chi phí và tạm ứng. Kiểm soát chặt chẽ vấn đề tài chính để không thất thoát lãng phí.

5. Đảm bảo tiến độ thực hiện đúng theo kế hoạch

Bảng chi phí tổ chức sự kiện sẽ bị chi phối bởi tiến độ thực hiện sự kiện. Tại sao chúng tôi lại khẳng định như vậy? Bởi vì nếu tiến độ được đảm bảo sẽ hạn chế tối đa các chi phí phát sinh như chi phí tồn kho nguyên vật liệu, chi phí khấu hao, chi phí cho người lao động…

Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hãy đến với PHONGHOINGHI.com. Chúng tôi sẽ giúp quý khách hàng tổ chức thành công các sự kiện với chi phí tổ chức sự kiện hợp lý nhất.

Tham khảo bài nguyên mẫu tại đây : Cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất